Qué son los buzones compartidos

Qué son los buzones compartidos

En este artículo hablaremos de lo que son los buzones compartidos, como crearlos, configurarlos en diferentes dispositivos como pcs y teléfonos, trabajar con ellos y algunas características de interés. Trabajamos con cuentas de correo de Office365.

Cuando trabajamos con servidores Exchange, y en particular me referiré a Office365, tenemos un tipo especial de buzones, los buzones compartidos. Parecidos a los buzones ordinarios pero con diferencias importantes:

  • Mientras que en una lista de distribución, todos los miembros  recibirían una copia de cada correo que se mande a la lista, En el buzón compartido, solo se recibe una vez, y si se borra, se borra para todos. (cuando un usuario borra un mensaje, puede ir indistintamente a la papelera del usuario, ó a la del buzón compartido, incluso a otra carpeta «trash», dependiendo desde donde se ha borrado (outlook pc, owa, android cuenta imap..)
  • Además, un buzón compartido permite crear carpetas, que las visualizarán todos los usuarios del buzón.
  • Son gratuitos, no necesitamos suscribir una licencia más para ellos. Eso sí, los usuarios que los gestionan sí deben tener licencia. Podremos personalizar los usuarios para responder como el propio buzón.
  • La configuración en Outlook para pc no es necesaria. Aparecerá automáticamente el buzón, ya que la «asignación automática» está configurada. No tienen una contraseña, el acceso solo se concede a los usuarios asignados al buzón.
  • No se puede configurar en dispositivos como teléfonos. (y según Microsoft, esto será así. Pero voy a explicar un poco más adelante como configurar este buzón compartido de office365 en un teléfono como una cuenta imap.).

Cómo crear buzones compartidos

Inicie sesión con su cuenta de administrador de Office 365 en portal.office.com En el centro de administración, vaya a Grupos-Buzones compartidos. En la página Agregar un buzón, escriba un nombre para el buzón compartido. A continuación, el asistente elige una dirección de correo electrónico, pero puede editarla.