Seguro que últimamente ha realizado alguna reunión en línea y se ha encontrado con algunos problemas ó símplemente se plantea mejoras para las sucesivas. Lo que planteamos son algunas recomendaciones para hacer reuniones on line más provechosas y profesionales:
Debemos conocer la herramienta que utilizamos. No todas las herramientas para reuniones tienen las mismas funciones, algunas son más simples que otras y tienen controles y opciones que hay que descubrir. Cisco Webex, Microsoft Teams, Google meets, Zoom, Livestorm, bigbluebutton, Lark…son algunas de las muchas herramientas para hacer videoconferencias, wébinars, vídeos on line, formación en remoto.
Preparar la reunión con antelación. Tener claro los temas a tratar a ser posible preparar un orden del dia. Debería haber un «Organizador», responsable (técnicamente y organizativamente) de la reunión.
Si se puede programar con antelación, enviar el mensaje no sólamente con el vínculo a la reunión, sino con todos los datos posibles (fecha, hora, contenido, asistentes, requisitos..). Algunas apllicaciones envian por correo dicha invitación con la posiblidad de agregarla al calendario. Si recibe una de estas invitaciones acéptela ó agréguela a su calendario y a ser posible con aviso, recordatorio unos minutos antes de la reuníón Así será puntual en su cita.
Tener en cuenta si es una reunión de pocos asistentes ó por el contrario queremos hacer un streaming a muchos. En el segundo caso el sonido y el vídeo de los demás asistentes deberá desactivarse para evitar ruidos y mejorar la conexión.
Cuando se trata de webinars, gestionar el chat, para que los asistentes puedan plantear sus preguntas sin detener al orador. Dedicar unos minutos al final ( e incluso hacer alguna pausa para ir contestando). Si es posible, contar con un colaborador que pueda ir contestando a algunas de ellas, facilitar enlaces y ayudar en consultas técnicas sobre el desarrollo de la reunión.
Quien vaya a compartir su pantalla, desactivar programas y notificaciones no necesarias (es habitual ver como en la pantalla de quien comparte, aparecen notificaciones de otros contactos, del antivirus, de Whatsapp..) cerrar el navegador( a veces se ven que páginas está visualizando en distintas pestañas). También es conveniente NO mostrar la barra de marcadores en el navegador.
Tener a mano la documentación que pueda ser necesaria. Crear accesos directos, copiarlas en el escritorio, Si nos ponemos a buscar un documento, seguramente los asistentes puedan ver archivos que no son objeto de la reunión. Utilizar herramientas de almacenamiento en la nube y colaboración como OneDrive, Drive, Dropbox que permiten trabajar simultáneamente sobre los documentos.
Disponer de alimentación para el caso de portátiles. Que no se detenga una reunión «porque me he quedado sin batería».
Si comparto mi vídeo, utilizar un fondo no llamativo. Mejor una pared que no tenga objetos. Algunas aplicaciones disponen de opciones para difuminar el fondo, ó incluso añadir una imagen de fondo ( funcionan bien si tenemos un fondo sustituible de un solo color (croma)). Siempre es recomendable que la cámara esté en un plano igual ó superior a nuestra cara.
Utilizar medios técnicos adecuados. Procurar utilizar una conexión fiable. Si es posible adecuar los routers para mejorar la calidad. Evitar las conexiónes a internet través del movil porque son más lentas que un wifi (habitualmente). Algunas reuniones permiten conectarse llamando a un teléfono ( solo se participa con la voz y tiene costes), pero la calidad del sonido es buena. Se usa cuando no hay conexión buena de internet, ó cuando estamos desplazándonos..
Utilizar un entorno tranquilo y sin distracciones, se han hecho virales algunas videoconferencias con interrupciones de niños, perros, ó la pareja…Avisar previamente que se está en una reunión.
Si se graba la reunión (no todas las herramientas lo disponen), debe informar a los asistentes. Por defecto aparece un mensaje indicándolo. En casos de formaciones, ó que se traten temas que puedan interesar a otros usuarios que no puedan acceder en ese horario. Luego puede facilitarse el vínculo a la grabación.
Para algunas reuniones (como las de formación), puede ser interesante tener preparado un formulario de valoración. Se puede facilitar el vínculo por el chat de la reunión, ó en el mensaje de invitación. También puede facilitarse con otros vínculos como documentación, notas de la reunión, y vínculos de interés.
