En este artículo hablaremos de la diferencia entre buzones compartidos y alias de correo, como crearlos, configurarlos en diferentes dispositivos como pcs y teléfonos, trabajar con ellos y algunas características de interés. Trabajamos con cuentas de correo de Exchange (Microsoft365:.).
Tanto los buzones compartidos como los alias de correo son gratuitos. No hay que pagar una licencia especial para ello. Sí se pagará licencia por los usuarios que gestionen los buzones compartidos, como por el usuario que tenga varios «alias».
Y sí lees hasta el final, entenderás que un buzón compartido puede llegar a tener varios «alias».😜
Cuando trabajamos con servidores Exchange, y en particular me referiré a Microsoft365, tenemos un tipo especial de buzones, los buzones compartidos. Parecidos a los buzones ordinarios pero con diferencias importantes:
- Los utilizamos en la empresa para cuentas genéricas (info@dominio, dominio@dominio, contabilidad@dominio, calidad@dominio….). También se utiliza para tener calendarios y contactos compartidos entre dichos usuarios. No confundir con los grupos de contactos de outlook (lista de distribución).
- Mientras que en una lista de distribución, todos los miembros recibirían una copia de cada correo que se mande a la lista, En el buzón compartido, solo se recibe una vez, y si se borra, se borra para todos. (cuando un usuario borra un mensaje, puede ir indistintamente a la papelera del usuario, ó a la del buzón compartido, incluso a otra carpeta «trash», dependiendo desde donde se ha borrado (outlook pc, owa, android cuenta imap..)
- Cuando se envía un mensaje, se almacena en «enviados» del usuario que lo envía . Vea en este post como configurar para que se almacenen para todos.
- Además, un buzón compartido permite crear carpetas, que las visualizarán todos los usuarios del buzón.
- Son gratuitos, no necesitamos suscribir una licencia más para ellos. Eso sí, los usuarios que los gestionan sí deben tener licencia. Podremos personalizar los usuarios para responder como el propio buzón.
- La configuración en Outlook para pc no es necesaria. Aparecerá automáticamente el buzón, ya que la «asignación automática» está configurada. No tienen una contraseña propia, el acceso solo se concede a los usuarios asignados al buzón (que sí tienen contraseña)
Crear un Buzón compartido
El administrador del Tenant, podrá acceder al «Centro de administrador de Microsoft365» y en «Tareas y grupos» acceder a «Buzones Compartidos».
En la imagen, los pasos para crear el buzón.
Configurar un Buzón compartido
A continuación se indicará los «miembros» ó usuarios con licencia, para poder gestionar dicho buzón.
Más información en: Abrir y usar un buzón compartido en Outlook – Soporte técnico de Microsoft
Alias de correo electrónico. Qué es, diferencias.
UN «Alias» de correo electrónico es una dirección de correo electrónico adicional a la principal, que usará la misma bandeja de entrada, lista de contactos y configuración de cuenta que su dirección de correo electrónico principal.
Con ello, podremos recibir los e-mails enviados a distintas direcciones en un mismo buzón (el principal), funciona no solo en Microsoft 365 también en cualquier otro servicio de correo.
Como desventaja, los correos que se envíen (salientes) desde esa dirección, tendrán como remitente la dirección del correo electrónico principal. No se puede configurar el «De»
Cuándo usar los Alias y Cómo crearlos
Cúando se usan los "Alias"
- Necesitemos distintas direcciones emails, pero sea la misma persona quien reciba la información.
- Cuando alguien abandona la organización y queramos seguir recibiendo los correos que iban dirigidos a ese destinatario.
- Cuando hay varios dominios de internet registrados y queramos recibir tanto usuario@dominio1 como usuario@dominio2. En fusiones empresas, distintos proyectos…
- Como una dirección temporal, por ejemplo, para vincularla a una campaña o lanzamiento determinado y que luego, una vez finalizada la promoción, se prefiera deshabilitar dicha dirección.
Cómo crear un Alias
Hasta aquí la diferencia entre buzones compartidos y alias de correo. Espero que te haya aclarado conceptos. Si vas a necesitar correo electrónico en tu empresa, si quieres migrar a la mejor oferta de correo en el mercado, de disfrutar de servicios como la migración desde los buzones antiguos, ó la copia de seguridad de tus buzones, puedes contactar con nosotros.